كود خصـــم نون على جميع المنتجات MAX324

X


تعريف و انواع السكرتارية و ما هي مهام السكرتارية

 تعريف و انواع السكرتارية و ما هي مهام السكرتارية
     تعريف و انواع السكرتارية و ما هي مهام السكرتارية


    يقدم لك مهني معلومات حول السكرتاية و عن كيفية تقديم افضل اداء في هذة الوظيفة الفعالة و التي لا تخلو اى مؤسسة منها فهي تحتاج إلي العديد من المهارات لتقديم افضل اداء دائما سوف تتعرف من خلال هذة المقالة عن تعريف السكرتارية و أهمية السكرتارية في الشركات والمؤسسات المختلفة ، كما سنتطرق إلى أهداف و انواع وظيفة السكرتارية و أخيراً مهام السكرتارية اليومية المطلوبة للنجاح في هذة الوظيفة 


    تعريف السكرتارية ؟ ما هو مفهوم السكرتارية ؟ 

    تعريف السكرتارية : هو الشخص أو القسم المتخصص في إدارة أعمال الشركة مثل كتابة الرسائل و الرد على الهاتف و تنظيم و إدارة الإجتماعات و العديد من المهام الأخرى التي سيتم ذكرها بالتفصيل من خلال وصف مهام السكرتيرة.

    اهمية السكرتارية ؟ 

    لا تستغني الشركات الحالية سواء أن كانت صغيرة او كبيرة عن السكرتارية ، حيث تمتلك هذه الوظيفة أهمية كبرى للمؤسسة او الشركة ، فعلى سبيل المثال لا الحصر أنها تكون المسؤولة عن تنظيم التواصل بين الإدارة والعاملين بالشركة وايضا تنظيم التواصل مع المؤسسات الحكومية و الشركات الأخري 
    و من اهمية السكرتارية أيضاً انها تكون حلقة الوصل بين الأقسام المختلفة بالشركة ، لذلك تجد الشركات التي لا تقوم بتعيين متخصص بأعمال السكرتارية ، غير قادرة على تنظيم أعمال الشركة بشكل فعال ، السكرتارية عامل من ضمن أهم عوامل نجاح الشركة. 

    انواع السكرتارية 

    هناك العديد من انواع السكرتارية الوظيفية نقدم لك اشهارها  
    سكرتارية عامة : تقوم السكرتارية العامة بالرد على الهاتف و كتابة الخطابات و رسائل البريد الإلكتروني وتنظيم المواعيد و تتراوح خبرتها من 1 إلى ثلاث سنوات.
    سكرتارية تنفيذية : و تكون متخصصة للعمل على قسم معين أو مهام معينة ، وتسند اليها مهام أصعب من مهام السكرتارية العامة مثل تنظيم و تحديد مواعيد الإجتماعات و الرد على البريد الالكتروني الرسمي للشركة و التواصل مع الشركات والهيئات الأخرى ، تتراوح خبرتها من 3 الي 5 سنوات.
    سكرتارية خاصة : و تختص بشخص معين بعينه و يسند اليها بعض الاعمال التي تتسم بالخصوصية مثل حجوزات الفنادق و الطيران و مرافقة المدير في الاجتماعات الداخلية و الخارجية و تحتاج خبرة 5 سنوات فما أكثر.
    مدير المكتب : و هو رئيس كل ما سبق و يشرف عليهم و يضع لهم  خطة العمل ويكون مسئول عن تقييمهم و يحتاج خبرة 5 سنوات علي الاقل

    مهام و اعمال السكرتارية و مهام السكرتارية الادارية 

    وكما ذكرنا تختلف مهام السكرتارية حسب نوع وظيفة السكرتارية هذة و لكن يمكننا تحديد بعض من اعمال السكرتارية الرئيسية و اختصارها في النقاط التالية حسب اهداف وظيفة السكرتارية 

    1. عقد و تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة
    2. إعداد وتخطيط جدول أعمال الشركة أو المؤسسة 
    3. تطوير استراتيجية الشركة في العديد من النواحي 
    4. تقديم إخطارات إلى مجلس الإدارة بكل جديد 
    5. إنشاء التقارير المالية 
    6. متابعة الطلبات للاجتماعات
    7. تقديم اقتراح بشأن إجراء الأعمال التجارية
    8. المساعدة في التخطيط.
    9. التعامل مع جميع الالتزامات القانونية للشركة

    مهارات السكرتارية الناجحة 

    1. لديها خلفية قانونية 
    2. تمتلك حكمة في اتخاذ القرارات
    3. قدرة عالية على الإدارة
    4. تحليل المواقف 
    5. جيدة في الحسابات
    6. مهارات التفاوض
    7. المرونة
    8. الدبلوماسية 
    9. مهارات تنظيم الوقت 
    10. يجب أن تكون قادر على العمل تحت الضغط

    مهام السكرتارية اليومية 

    يمكننا عرض مهام السكرتارية اليومية و اعمال السكرتارية التي تقوم بها بشكل اساسي و متكرر و عليها حتى تصبح سكرتيرة ناجحة أن تقدم أفضل أداء في هذه الاعمال 
    الرد على المكالمات واستلام الرسائل والتعامل مع المراسلات

    1. الحفاظ على اليوميات وترتيب المواعيد
    2. كتابة وإعداد وإعداد التقارير
    3. تنظيم الاجتماعات وتقديم الخدمات لها (إنتاج جداول الأعمال)
    4. إدارة قواعد البيانات
    5. تحديد أولويات أعباء العمل
    6. تنفيذ إجراءات ونظم إدارية جديدة
    7. التواصل مع المنظمات ذات الصلة والعملاء
    8. تنسيق أشكال البريد ومهام الدعاية المشابهة
    9. تسجيل أو معالجة الفواتير أو النفقات
    10. تعمل كموظف استقبال 
    11. تجنيد وتدريب والإشراف على صغار الموظفين